Ibland använder man ord som ”en riktig röra” eller ”fullständigt kaos”, många gånger beroende på i vilket känsloläge man är i. I det här fallen kan det underlätta med att sätta en etikett på problemet och i det här fallet skall vi nog använda ”Intake Management” och det är inte bara en etikett – det är en hel process.

Frågan som ställs är; ”Hur kommer projekten in i portföljen?” och svaret i vissa fall blir då att det är ganska oklart. Och gräver man lite i det så finner man att det finns någon form av process, inte alltid så mogen, men i alla fall någon form av process. Men svårigheten kan då vara att:

• Processen blir ibland överkörd, det finns kanske en viktig stakeholder i organisationen som har makt och pengar och som kan göra över de som ansvarar för processen.
  
• Projektets kunder upplever att det tar ”en evighet” att få något gjort. Att lägga in ett önskemål om ett projekt, en förändring tar en evig tid och därför så undviker man helt och hållet att registrera projektet utan kör det under radarn.

Att blir överkörd är en utmaning i flera dimensioner – men precis som i fallet med att det tar en evighet att få något gjort så handlar det många gånger om synlighet. Här på jorden har dygnet bara 24 timmar och vi har bara 12 månader och det sitter i ryggmärgen för många – även om projektledare och medarbetare pressas till att maxa dygnet och skjuta upp semestrar i decennier. Lösningen blir därför att hitta en bra visualisering så att det blir tydligt för alla vad som händer.

Vi får skylla på den vanliga runda klockan som grundproblemet – den tickar på runt och runt i ett evigt kretslopp. Och det händer absolut inget när klockan passerar tolv på natten och börjar om med småtimmarna. Tänk om vi istället hade hållit fast vid timglasen – när sanden har runnit ut så är tiden och projektet slut. I större projekt så skulle det blir väldigt stora timglas, den matematiskt begåvade personen kan säkert räkna ut hur mycket sand som behövs för timglas som klarar ett år! Men tanken bakom visualiseringen och det vi kan (eller kunde) se i början av den Agila eran är just att arbeta med fasta storheter. Kanban tavlan är ju ett utmärkt bra exempel – så länge vi inte låter högarna växa. Vi har bara utrymme för två projekt eller aktiviteter i en viss fas, skede eller hög – lägg dit ett tredje och något kommer stanna av eller fasta.

Men därför, när allt känns som ”en riktig röra” fundera då på hur ser vår ”Intake Management” ut. Har vi verkligen gjort det synligt för att stakeholders (och då speciellt bulldozer kategorin), hur stort timglas har vi och hur vi än trycker på glaset kommer det inte mer sand ut. Sedan kan man naturligtvis förändra ”Intake Managmenet” med resurser, ett bättre system, mer människor. Men att lägga till en extra månad Febars eller ”Frödag” funkar inte – här på jorden är tiden konstant!