De flesta projekt hamnar vid någon tidpunkt i någon form av bekymmer, antingen genom sin egen förskyllan eller på händelser som inträffar ”utanför” projektet, i dess omgivning. Naturligtvis jobbar i ett projekt med riskbedömningar och/eller olika former av risklistor.

Under projektets gång så försöker vi fånga upp riskerna med statusmöten och rapportering. Frågan är bara hur tidigt skall man flagga för en risk? Man kan göra en dramatisk liknelse med Titanic, i det fallet så upptäckte man isberget (risken) alldeles för sent samtidigt så finns det personer som är lite av åsnan Ior i Nalle Puh och ser problem, svårigheter och risker med allting som de eventuellt företar sig. Så hur skall man göra?

Det finns självklart inget glasklart och entydigt svar. Men i verktyget Thinking Portfolio så arbetar man med olika riskverktyg. Ett sådant verktyg är en klassisk risk lista, men ett annat är signalsystemet. Ett system där projektledaren har möjlighet att visuellt indikera och ge sin magkänsla över hur det går i projektet. Och hos Thinking Portfolio finns också möjligheten att indikera att projektet går ”extra bra” dvs är i blått läge.

En del projektledare blir naturligtvis lite ställda av det här systemet. Kan man matematiskt och statistiskt avgöra vilken färg man skall använda? Och svaret är igen – det beror på och det beror på projektledaren. Det viktiga är att man förhoppningsvis lär sig en projektledarens ”vanliga” färger. Och när en projektledare som ofta flaggar blått plötsligt flaggar rött, ja då visar det på att nu är det allvar och nu måste man vara alert.

En portfölj av projekt kan naturligtvis bestå av ett stort antal projekt. Men då blir kanske signaleringen ännu viktigare, att snabbt hitta de projekt som flaggar rött blir avgörande. I verktyget Thinking Portfolio har vi olika sammanställningsvyer där det enkelt går att få en sådan överblick.